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　　印章代表了一個(gè)組織的全部對(duì)外活動(dòng)和對(duì)內(nèi)管理，是這個(gè)組織權(quán)力的象征。印章的使用管理在某種程度上已經(jīng)成為企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的縮影，通過對(duì)印章使用管理現(xiàn)狀的分析，可以很好地透視一個(gè)企業(yè)內(nèi)部管理的狀況，發(fā)現(xiàn)其薄弱環(huán)節(jié)和隱含的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于大型建筑施工企業(yè)來(lái)講，由于生產(chǎn)方式的特殊性，印章管理更加復(fù)雜，本文擬通過對(duì)大型建筑施工企業(yè)印章管理現(xiàn)狀的分析，就如何提高和改善印章管理工作提出建議和意見。
　　1.印章的作用與分類
　　印章是一個(gè)組織的符信。由于是符信，符合中國(guó)人的傳統(tǒng)觀念，導(dǎo)致用法律予以確認(rèn)。比如，《合同法》第三十二條規(guī)定：“當(dāng)事人采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立”；《民事訴訟法》第五十九條“委托他人代為訴訟，必須向人民法院提交由委托人簽名或者蓋章的授權(quán)委托書”；《民事訴訟法司法解釋》第六十五條規(guī)定：“借用業(yè)務(wù)介紹信、合同專用章、蓋章的空白合同書或者銀行賬戶的，出借單位和借用人為共同訴訟人�！睆倪@些規(guī)定可以看出，我國(guó)法律確立了公章代表公司、單位，公章的效力可以脫離法定代表人而獨(dú)立存在，獨(dú)立發(fā)生效力的原則。
　　大型建筑施工企業(yè)由于行業(yè)特點(diǎn)和跨地區(qū)經(jīng)營(yíng)的需要，根據(jù)其性質(zhì)和用途，日常使用的印章大致可以分為以下三類：
　　1.1行政公章類，指企業(yè)、單位、機(jī)構(gòu)及其部門等行使企業(yè)職權(quán)的法定名稱章。主要包括：經(jīng)公安部門批準(zhǔn)并刻制備案的法定單位名稱章，也就是俗稱的“行政公章”；冠有單位名稱的內(nèi)設(shè)職能部門或分支機(jī)構(gòu)名稱章；冠有單位名稱及工程項(xiàng)目名稱的項(xiàng)目部公章；以及為實(shí)施某項(xiàng)特定的管理活動(dòng)或完成某項(xiàng)任務(wù)而設(shè)立的特定機(jī)構(gòu)名稱章等。
　　行政公章代表了對(duì)應(yīng)組織(企業(yè)、單位、機(jī)構(gòu)或部門)日常對(duì)內(nèi)對(duì)外的各類經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，在其法定或書面授權(quán)范圍內(nèi)，行使企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理權(quán)利，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
　　1.2業(yè)務(wù)專用章類，指冠以企業(yè)單位法定名稱，用于業(yè)務(wù)管理活動(dòng)并明確專門用途的印章，主要包括：合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、資料專用章、預(yù)(結(jié))算專用章等。
　　業(yè)務(wù)專用章一般可以以企業(yè)名義，在印章對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)對(duì)外行使權(quán)利、承擔(dān)責(zé)任。
　　1.3領(lǐng)導(dǎo)人員印鑒章，指以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員或取得某種授權(quán)的人員的名義，代表企業(yè)實(shí)施職務(wù)行為的名章。一般包括法定代表人、企業(yè)負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或其他取得授權(quán)人員的名章、簽字章等。這種印章與個(gè)人私章性質(zhì)不同，屬于公務(wù)專用章。
　　領(lǐng)導(dǎo)人員印鑒章可以代表領(lǐng)導(dǎo)人員本人行使與本企業(yè)有關(guān)的職務(wù)管理權(quán)利和承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
　　2.大型建筑施工企業(yè)印章使用管理的現(xiàn)狀
　　2.1印章使用的特點(diǎn)
　　2.1.1印章種類多、數(shù)量大
　　大型建筑施工企業(yè)由于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，一般會(huì)設(shè)置多級(jí)法人或多個(gè)分支機(jī)構(gòu)，而這些子企業(yè)或分支機(jī)構(gòu)及其職能部門均需要刻制相應(yīng)的印章來(lái)實(shí)施生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。同時(shí)，由于建設(shè)工程項(xiàng)目存在獨(dú)立性和流動(dòng)性的特征，同時(shí)每個(gè)工程項(xiàng)目均需要在一定職權(quán)范圍內(nèi)代表企業(yè)與相關(guān)方之間發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)或進(jìn)行信息溝通，這就需要刻制項(xiàng)目部公章或技術(shù)資料專用章等實(shí)施相關(guān)的行為。大型企業(yè)因?yàn)橐?guī)模大、工程項(xiàng)目多，加之工程項(xiàng)目結(jié)束后的竣工結(jié)算、質(zhì)量保修等因素，項(xiàng)目印章不會(huì)被及時(shí)銷毀，直接導(dǎo)致一些企業(yè)項(xiàng)目章的數(shù)量往往非常龐大。此外，大型建筑施工企業(yè)在開展跨地區(qū)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)，需要設(shè)置區(qū)域性生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位，以及應(yīng)項(xiàng)目所在地建設(shè)行政管理部門要求而開設(shè)的窗口單位(含各類分支機(jī)構(gòu)及子公司)。這些單位除存在各種行政公章外，還需要在合同簽約、財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目施工、工程結(jié)算等方面刻制相應(yīng)的印章，以上這些因素都導(dǎo)致了大型建筑施工企業(yè)印章的種類和數(shù)量繁多。
　　2.1.2印章使用頻率高、周期長(zhǎng)
　　建筑產(chǎn)品的生產(chǎn)周期長(zhǎng)，項(xiàng)目實(shí)施過程中需要涉及使用印章的事項(xiàng)繁多，各個(gè)業(yè)務(wù)管理?xiàng)l線的部門章、專用章以及項(xiàng)目部公章等使用頻率很高，尤其項(xiàng)目部公章，在一定程度上承擔(dān)了企業(yè)對(duì)外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)的功能。而大型建筑施工企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目多，涉及到的印章使用頻率更是比一般企業(yè)要高出許多。同時(shí)，大型建筑施工企業(yè)承接的一些大規(guī)模、標(biāo)志性項(xiàng)目的施工周期可能長(zhǎng)達(dá)5、6年，印章使用次數(shù)更是遠(yuǎn)超一般項(xiàng)目。
　　2.1.3異地用印成本高、協(xié)調(diào)難
　　根據(jù)公安部《印章治安管理辦法》的規(guī)定，一個(gè)企業(yè)法人只能有一枚經(jīng)登記備案的單位法定名稱章，即行政公章。大型建筑施工企業(yè)在跨地區(qū)經(jīng)營(yíng)過程中必然碰到異地招投標(biāo)、異地簽約、異地辦理各種手續(xù)等情況，大多需要用到企業(yè)公章。比如在工程投標(biāo)過程中，需要頻繁用印，一旦同時(shí)有幾個(gè)地區(qū)開展投標(biāo)活動(dòng)，如何安排公章使用便成了一個(gè)難題。由于當(dāng)前電子印章尚未被市場(chǎng)所廣泛接受，授權(quán)駐外機(jī)構(gòu)印章行使單位公章部分職權(quán)也未完全被相關(guān)方所認(rèn)可，有些單位只能采用“飛行用印”的做法。但“公章出差”也存在用印成本高，出差過程中經(jīng)手層次多、人員雜，印章丟失或被盜風(fēng)險(xiǎn)高等問題，特別是可能顧此失彼，影響企業(yè)面上的正常業(yè)務(wù)活動(dòng)。如何協(xié)調(diào)好單位公章的使用，已成為不少大型建筑施工企業(yè)的一個(gè)管理難題。
　　2.2印章管理中存在的主要問題

　　2.2.3表見代理風(fēng)險(xiǎn)大
　　印章的效力可以脫離法定代表人而獨(dú)立存在，獨(dú)立發(fā)生效力，印章的效力也往往不因企業(yè)內(nèi)部的規(guī)定或印章本身的形狀、材質(zhì)、印文等產(chǎn)生變化。近年來(lái)，因印章使用、保管不當(dāng)而引發(fā)的法律糾紛在建筑施工行業(yè)屢見不鮮。一些分支機(jī)構(gòu)章、部門章、項(xiàng)目部章等被超范圍用于簽訂未經(jīng)審批的合同、擔(dān)保文件、承諾或確認(rèn)其他與經(jīng)濟(jì)有關(guān)的事項(xiàng)，極易構(gòu)成表見代理，存在重大經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)的隱患。一些項(xiàng)目部印章不按規(guī)定范圍使用，如用于分包勞務(wù)人員工傷及勞動(dòng)關(guān)系證明上，給企業(yè)帶來(lái)了不必要的訴訟風(fēng)險(xiǎn)；有的項(xiàng)目章被擅自用于對(duì)分包工作量簽證單、點(diǎn)工單、對(duì)賬單和債務(wù)確認(rèn)單等單據(jù)上，勢(shì)必增加項(xiàng)目成本，造成一定的經(jīng)濟(jì)損失，甚至引發(fā)法律糾紛；有的項(xiàng)目章被用于簽訂結(jié)算、借貸、擔(dān)保文件或承諾函上，嚴(yán)重違反企業(yè)決策程序，存在重大隱患。更有甚至，少數(shù)項(xiàng)目管理人員內(nèi)外勾結(jié)，故意將項(xiàng)目部公章甚至是技術(shù)資料章加蓋到損害企業(yè)利益的書面資料上去，最終給企業(yè)帶來(lái)巨大損失。
　　2.2.4異地用印難監(jiān)管
　　大型建筑施工企業(yè)在跨地區(qū)經(jīng)營(yíng)過程中，需要在異地使用單位公章時(shí)，要么派本單位印章專管員攜帶公章前往用印地點(diǎn)辦理用印事項(xiàng)，要么直接將單位公章交付申請(qǐng)用印單位自行辦理用印事宜。但是異地用印過程中經(jīng)手層次多、人員雜，而且可能同時(shí)在幾個(gè)地方傳遞使用印章，一次異地用印往往會(huì)加蓋許多書面資料，這就讓企業(yè)印章主管部門無(wú)法對(duì)印章使用開展有效監(jiān)管，容易產(chǎn)生用印風(fēng)險(xiǎn)。
　　2.2.5印章回收、封存、銷毀管理不到位
　　建筑行業(yè)交易習(xí)慣和特性決定了建筑施工企業(yè)長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)印章“重發(fā)放輕回收”，突出表現(xiàn)在項(xiàng)目部公章何時(shí)回收、誰(shuí)來(lái)回收、何時(shí)銷毀、如何銷毀等問題上。由于一項(xiàng)建設(shè)工程從竣工驗(yàn)收到完成竣工結(jié)算，再到財(cái)務(wù)銷項(xiàng)往往要經(jīng)歷較長(zhǎng)的周期，有的甚至長(zhǎng)達(dá)數(shù)年。項(xiàng)目一旦完成竣工驗(yàn)收，項(xiàng)目管理班子通常就地解散或轉(zhuǎn)到其他項(xiàng)目了，項(xiàng)目印章也隨之處于個(gè)人保管或無(wú)專人管理的狀態(tài)中，使項(xiàng)目印章在不同時(shí)點(diǎn)上出現(xiàn)了管理要求、管理責(zé)任的不明確，即使項(xiàng)目竣工結(jié)算和質(zhì)量保修完畢，如何做好印章的回收、封存、銷毀工作往往缺乏有效的制度安排，更缺乏專人負(fù)責(zé)和處置，極易造成印章管理失控、印章丟失等情況。
　　2.2.6印章管理的信息化程度不高
　　當(dāng)前，越來(lái)越多的信息化手段被運(yùn)用到建筑施工企業(yè)的合同管理、財(cái)務(wù)管理、施工生產(chǎn)要素管理和日常辦公等領(lǐng)域，但在印章管理方面，還基本停留在傳統(tǒng)方式和手段上，比如用印申請(qǐng)和審批管理，基本采用書面申請(qǐng)和實(shí)物用印方式，能夠系統(tǒng)地開發(fā)和使用電子印章及網(wǎng)上印章管理系統(tǒng)的企業(yè)少之又少，一旦發(fā)生印章風(fēng)險(xiǎn)事件后往往責(zé)任不清、追溯無(wú)門。而且由于缺乏統(tǒng)一的印章管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)印章的使用狀態(tài)了解不清，印章偷蓋、濫蓋、多蓋的現(xiàn)象此起彼伏，并因此引發(fā)了諸多法律風(fēng)險(xiǎn)事件。
　　3.對(duì)策和建議
　　對(duì)于大型建筑施工企業(yè)來(lái)說(shuō)，印章已經(jīng)成了經(jīng)營(yíng)管理正常運(yùn)行必不可少的關(guān)鍵要素和關(guān)鍵資源，所以必須重視對(duì)于印章的管理使用，筆者按照“全面、全員、全過程”的印章管理原則，并從風(fēng)險(xiǎn)控制的角度出發(fā)，提出四點(diǎn)建議：
　　3.1建立全面的印章管理體系
　　首先，要摸清企業(yè)印章管理的真實(shí)情況，梳理和綜合分析本企業(yè)印章使用管理的特點(diǎn)。大型建筑施工企業(yè)由于組織架構(gòu)復(fù)雜，下屬分子公司、臨時(shí)機(jī)構(gòu)眾多，企業(yè)印章管理部門對(duì)于印章管理的實(shí)際情況，往往不能做到完全掌握，在實(shí)際管理工作中就難以抓住重點(diǎn)。因此，必須對(duì)企業(yè)自身的印章管理現(xiàn)狀進(jìn)行全面摸底和定期梳理，通過主管部門抽查和下屬企業(yè)自查相結(jié)合的方式，動(dòng)態(tài)掌握企業(yè)印章數(shù)量、種類和區(qū)域分布等關(guān)鍵要素，才能有的放矢地開展規(guī)范印章使用管理的工作。
　　其次，要梳理印章管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，加強(qiáng)重點(diǎn)環(huán)節(jié)管控。要在掌握企業(yè)印章管理實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，全面梳理本單位印章管理的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，采取針對(duì)性的管控措施。具體來(lái)說(shuō)，一般要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目部、駐外機(jī)構(gòu)等薄弱環(huán)節(jié)的管控，重視上述機(jī)構(gòu)印章刻制、使用、保管、回收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過加快區(qū)域總部建設(shè)，形成異地印章使用的監(jiān)管中心；要嚴(yán)格規(guī)范項(xiàng)目部章、分支機(jī)構(gòu)章、部門章的用途范圍，通過印文內(nèi)容明示等方式，限定其用途，防范不當(dāng)使用引起的表見代理風(fēng)險(xiǎn)；要重視加強(qiáng)印章保管工作，明確印章必須存放在帶鎖的牢固可靠的箱柜內(nèi)，防范失竊風(fēng)險(xiǎn)。
　　再次，要優(yōu)化用印流程設(shè)計(jì)，做到效率和風(fēng)險(xiǎn)管理兼顧。在掌握企業(yè)印章管理實(shí)際情況和關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)后，印章管理部門要制定一套符合企業(yè)自身實(shí)際、便于管理的用印操作流程和模式，平衡好效率與風(fēng)險(xiǎn)管控的關(guān)系。具體來(lái)說(shuō)，對(duì)于用印流程要清晰明確，關(guān)鍵控制點(diǎn)負(fù)責(zé)人應(yīng)有AB角的設(shè)置，關(guān)鍵業(yè)務(wù)事項(xiàng)需要前置審核的，相關(guān)部門必須明確聯(lián)系人，印章管理部門應(yīng)有24小時(shí)蓋章工作預(yù)案等。同時(shí)，還要積極運(yùn)用信息化手段和其他專業(yè)管理的工具、方法，探索電子印章等新型印章的使用和風(fēng)險(xiǎn)管控模式，提高印章使用管理的效率。只有這樣，印章風(fēng)險(xiǎn)管控工作才能既服務(wù)于企業(yè)發(fā)展又能兼顧內(nèi)控管理需要。
　　最后，在完成上述工作的基礎(chǔ)上，要將相關(guān)的流程、做法、措施形成管理文件，制定完善的印章管理制度。要通過制度來(lái)規(guī)范印章使用監(jiān)管工作，明確各項(xiàng)基本標(biāo)準(zhǔn)和各級(jí)印章管理部門、管理崗位的工作職責(zé)。此外，也要通過制度的系統(tǒng)性規(guī)定，規(guī)范不同類別的行政公章的體系設(shè)計(jì)，統(tǒng)一種類、名稱、樣式，合理控制企業(yè)印章總量，明確各類印章的使用范圍，區(qū)域和權(quán)限。
　　3.2落實(shí)全過程印章使用管理要求
　　圍繞印章的“刻制、啟用、領(lǐng)用、保管、使用、登記、回收、銷毀”等全過程，要嚴(yán)格落實(shí)以下管理要求：
　　3.2.1印章的刻制
　　應(yīng)由印章主管部門統(tǒng)一刻制，其他部門非經(jīng)授權(quán)或制度規(guī)定，不得刻制印章；經(jīng)授權(quán)刻制印章的，在印章刻制完畢后，應(yīng)當(dāng)?shù)接≌轮鞴懿块T辦理印模備案。
　　3.2.2印章的啟用
　　應(yīng)由印章主管部門正式發(fā)文啟用以后，方可使用。啟用文件應(yīng)注明印章啟用時(shí)間、保管單位、印章用途等，如替換原有印章的，原章應(yīng)相應(yīng)廢止。
　　3.2.3印章的領(lǐng)用
　　應(yīng)由申請(qǐng)刻制印章的單位或部門，明確專人辦理領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)是本單位的正式員工并進(jìn)行登記備案，不得讓他人代領(lǐng)。
　　3.2.4印章的保管
　　應(yīng)由專人保管并有上鎖的保管箱等專用的保管設(shè)備。印章的保管人員應(yīng)簽署保管責(zé)任書，明確保管責(zé)任。印章保管人暫時(shí)不能行使保管責(zé)任的，應(yīng)和臨時(shí)保管人員辦理印章移交手續(xù)。嚴(yán)禁將印章交由非本單位人員保管。
　　3.2.5印章的使用
　　應(yīng)由保管人本人蓋章，印章保管人在使用印章前，應(yīng)檢查是否按規(guī)定的流程、權(quán)限辦理了用印審批手續(xù)。如有不符合要求的，應(yīng)由申請(qǐng)用印單位說(shuō)明情況及具體補(bǔ)辦措施，否則不得用印。申請(qǐng)異地使用印章的，應(yīng)由申請(qǐng)單位派經(jīng)備案的借用人員來(lái)辦理借用手續(xù)，并明確要求歸還時(shí)間和借用期間的印章保管責(zé)任和保管要求等。
　　3.2.6印章的登記
　　應(yīng)由申請(qǐng)用印人在用印前在專門的登記本上填寫用印事項(xiàng)，記錄用印時(shí)間，印章保管人在用印前，應(yīng)檢查對(duì)方登記情況。
　　3.2.7印章的回收
　　應(yīng)由印章保管單位向企業(yè)印章主管部門提出申請(qǐng)。在辦理回收手續(xù)時(shí)，應(yīng)制作印章回收登記表，注明印章于何時(shí)起停止使用，有條件的應(yīng)一并提交用印登記表，進(jìn)行歸檔保存。
　　3.2.8印章的銷毀
　　應(yīng)由印章保管部門根據(jù)實(shí)際情況，在企業(yè)檔案管理部門的協(xié)助下，辦理銷毀手續(xù)。
　　3.3增強(qiáng)全員印章使用風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)
　　印章的使用風(fēng)險(xiǎn)并不僅限于印章使用的保管人和責(zé)任人，而是和企業(yè)每一個(gè)員工息息相關(guān)。大型建筑施工企業(yè)要針對(duì)不同對(duì)象采取不同的印章使用風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的教育和培訓(xùn)。具體來(lái)說(shuō)，要逐級(jí)開展針對(duì)印章專兼職管理人員的定期指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)印章管理人員的法律意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高其業(yè)務(wù)技能和崗位工作水平，防范差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于一些基層項(xiàng)目部管理人員，要將全面系統(tǒng)地管理文件，提煉成通俗易懂的管理指南，直接張貼在其辦公地點(diǎn)，簡(jiǎn)明扼要地提示印章管理的要求和管理責(zé)任；對(duì)于其他管理人員，要通過內(nèi)控制度培訓(xùn)、普法教育、專題講座等途徑廣泛開展印章規(guī)范使用和風(fēng)險(xiǎn)防范的宣貫活動(dòng)，增強(qiáng)全體員工的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)印章管理制度的自覺性。
　　3.4加強(qiáng)監(jiān)督檢查，落實(shí)工作責(zé)任
　　大型建筑施工企業(yè)印章管理部門要加強(qiáng)對(duì)各類印章管理的業(yè)務(wù)檢查和考評(píng)，健全分級(jí)、分類管理的風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告和督查機(jī)制，提高處置印章風(fēng)險(xiǎn)事件的應(yīng)急能力。通過定期或不定期抽查等方式，組織開展印章使用管理情況的合規(guī)性檢查，對(duì)存在的隱患和漏洞，要及時(shí)落實(shí)整改，努力形成印章管理的長(zhǎng)效機(jī)制。要落實(shí)工作責(zé)任，明確各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)管責(zé)任和印章管理人員的保管責(zé)任，做到“專人保管、有人負(fù)責(zé)、責(zé)任可追溯”，對(duì)違反印章管理制度的責(zé)任人要按照有關(guān)制度規(guī)定追究其責(zé)任。認(rèn)真落實(shí)“誰(shuí)掌管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的工作責(zé)任制，嚴(yán)格執(zhí)行“隨用隨蓋、人在章在、人離章收”的操作要求，加強(qiáng)用印過程的監(jiān)管。對(duì)于仿冒、私刻企業(yè)各類公章的分包商和供應(yīng)商，應(yīng)要求其出具承擔(dān)因私刻印章而產(chǎn)生的一切經(jīng)濟(jì)及法律責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的還應(yīng)取消其合格供應(yīng)商的資格。